Chaque jour, l’entreprise doit éditer de nombreux documents (commerciaux, sociaux ou fiscaux). Sur chacun de ces documents, doivent y être inscrites les mentions légales de l’entreprise. Sachez que, la durée de conservation de ces documents varie selon leur importance et la législation.
Les mentions obligatoires à noter sur les documents commerciaux
Les documents commerciaux les plus courants dans la vie d’une entreprise sont les factures, les bons et les notes de commandes, les documents publicitaires, les tarifs, les lettres et récépissés ainsi que les documents électroniques comme les emails. Si vous êtes immatriculé au RCS, vous devez mentionner sur ces documents le numéro SIREN ou système d’identification du répertoire des entreprises. Lorsqu’une entreprise a plusieurs branches et établissements sur le territoire français, elle doit plutôt mentionner le numéro SIRET ou système d’identification du répertoire des établissements. Sachez qu’un numéro SIRET comporte 14 chiffres, dont les 9 chiffres du SIREN et les 5 chiffres du NIC ou numéro interne de classement. Ce NIC indique le classement chronologique de l’établissement au sein de l’entreprise. Puis, il faut indiquer la dénomination sociale avec la forme juridique, le siège social de l’entreprise, le nom de la ville du greffe auprès duquel est immatriculée l’entreprise et la mention RM pour une entreprise à activité artisanale. Pour fournir le maximum d’informations à vos clients et partenaires, il existe également des mentions d’usage comme les coordonnées (adresse, tel, fax, email et site internet) et le nom commercial. Vous pouvez placer vos mentions obligatoires là où vous le souhaitez sur le document à condition qu’elles soient lisibles. Si vous n’indiquez pas ces mentions obligatoires, vous êtes passible d’une amende jusqu’à 750 €.
Combien de temps devez-vous conserver vos documents ?
Les documents commerciaux sont très importants pour effectuer les bilans semestriels et annuels de vos activités. Ils peuvent également servir de preuve en cas de litiges avec vos clients ou partenaires. Mais, combien de temps devez-vous conserver vos documents ? Sachez qu’il y a des durées légales de conservation de ces documents. D’abord, pour vos documents civils et commerciaux, vous devez conserver les contrats commerciaux, les documents bancaires et les contrats de transport de marchandises pendant 5 ans, les déclarations en douane pendant 3 ans et les contrats d’acquisition et de cession de vos biens fonciers ou immobiliers pendant 30 ans, les documents comme les factures avec les fournisseurs et les clients pendant 10 ans. Pour vos documents et pièces comptables, vous devez conserver vos registres et livres comptables pendant 10 ans. Pour vos documents fiscaux, vous devez conserver les documents relatifs aux impôts sur les sociétés ou sur le revenu, les impôts directs locaux, la taxe sur la valeur ajoutée, la cotisation foncière des entreprises, les bénéfices industriels et commerciaux et les bénéfices non commerciaux pendant 6 ans. Enfin, pour les documents sociaux, vous devez conserver les statuts de la société pendant 5 ans après sa dissolution, les documents concernant le compte annuel pendant 10 ans et les autres documents comme les feuilles de présence, les convocations, les rapports du conseil d’administration pendant 3 ans.
